7 bonnes raisons de choisir un logiciel spa spécifique

Par Florence KOWALSKI, SpaBoosting et Yogn’Vibes.

Les logiciels de gestion de spa se sont longtemps limités à de « super plannings », ce qui a conduit certains spas à privilégier un Google Agenda gratuit. Or, aujourd’hui, les bénéfices de ces outils dépassent la simple fonction d’agenda. Bien choisis et surtout bien utilisés, ils permettent vraiment de fluidifier votre fonctionnement tout en enrichissant l’expérience clients et en dynamisant votre chiffre d’affaires.

Raison n°1 : prendre des rendez-vous dans le planning… et les sécuriser en quelques clics

En paramétrant tout, vous évitez bien des erreurs. La plus évidente des fonctionnalités du logiciel spa est la prise de rendez-vous en ligne. Je ne vous ferai pas l’insulte de vous expliquer comment ça fonctionne. Par contre, l’intérêt d’un logiciel spécialisé est de pré-paramétrer la durée des rendez-vous, pauses incluses, de définir les ressources dont vous avez besoin pour chacun des soins et la cabine nécessaire (ex : cabine avec douche s’il s’agit d’un gommage). Cela vous évitera justement de prendre un gommage si votre seule cabine avec douche n’est pas disponible ou de prendre un rendez-vous parce qu’une de vos cabines est disponible mais à un moment où vous n’avez plus de praticienne (ce sont des erreurs que nous avons tous commises quand nous n’avions pas ces logiciels…).

Vos rendez-vous sont sécurisés

Le second avantage, et non des moindres, est de pouvoir sécuriser vos rendez-vous en paramétrant l’envoi automatique, pour chaque réservation effectuée, d’un mail de confirmation envoyé immédiatement, puis d’un mail de rappel 48h avant la date du rendez-vous. L’objectif est de limiter les no-shows en offrant la possibilité d’annuler, souvent par simple retour de mail, tout soin qui ne serait plus d’actualité. Et cela vous permet dans la foulée de le ré-ouvrir à la vente. Bien sûr, ça ne sécurise pas à 100 % votre C.A. si vous n’incluez pas de pré-paiement (puisque le client peut ne pas annuler et quand même ne pas se présenter le jour même) mais cela permet malgré tout de limiter les no-shows. De plus, le fait de prendre l’adresse e-mail de votre client vous permet de le connaître, de l’identifier et de lui re-proposer toute offre de même nature que celle qu’il a choisi.

Raison n°2 : accélérer les inventaires de fin de mois

Sur la plupart des logiciels spa, vous avez la possibilité d’entrer vos quantités par produits en stock, qu’il s’agisse de produits retail ou cabine. En prenant le temps d’entrer vos produits avec vos prix dans votre logiciel, vous pouvez économiser un temps précieux pour vos inventaires et les sécuriser. Et pour cela, il y a deux configurations possibles si vous êtes un spa hôtelier.

– Soit vous n’utilisez pas votre logiciel spa en logiciel de caisse.

C’est souvent le cas car, pour des raisons de comptabilité unique, les encaissements réalisés par le spa sont intégrés dans les encaissements de l’hôtel et, de fait, le logiciel de caisse unique est le PMS, c’est-à-dire le logiciel de gestion de l’hôtel. Si votre logiciel spa n’est pas interfacé avec ce PMS (c’est-à-dire si les montants saisis dans votre logiciel spa ne remontent pas en automatique dans le PMS), alors votre logiciel spa ne pourra pas être votre logiciel de caisse « officiel ». Par contre, je vous conseille quand même de passer les ventes de soins et de produits dans votre logiciel spa exactement comme si c’était votre logiciel de caisse (c’est-à-dire en facturant vos soins et ventes produits en cliquant sur « encaisser », puis sur le moyen de paiement adéquat et sur Valider/OK/Payer). Cela vous permettra de suivre votre chiffre d’affaires et surtout de notifier informatiquement la sortie de stock d’un produit retail.

Ainsi, votre stock est à jour en temps réel et, le jour des inventaires, vous n’avez pratiquement rien à compter (à l’exception des quantités restantes dans les produits cabine entamés). De la même façon, les produits cabine prélevés de votre stock seront bien « enlevés » du stock informatique dans votre logiciel spa dans un même souci de gain de temps pour les inventaires. C’est nettement plus pratique et plus sûr, si c’est bien fait, qu’un inventaire manuel qui sera peut-être commencé par une personne de l’équipe, interrompu pour partir en soins, repris plus tard par une autre personne, etc.).

– Soit vous utilisez votre logiciel spa en logiciel de caisse.

Cela signifie que vous faites « entrer » tous les paiements (soins, produits, abonnements) dans votre logiciel spa. C’est le cas quand votre logiciel spa est interfacé avec votre logiciel hôtelier. Pour savoir si vous êtes dans ce cas, c’est simple : si vous postez les soins en chambre dans votre logiciel spa sans devoir les re-saisir manuellement dans le logiciel hôtelier, alors c’est qu’il y a un interfaçage entre les deux.

Raison n°3 : suivre ses indicateurs clés pour piloter sa rentabilité

Comme expliqué ci-dessus, si vous utilisez votre logiciel spa en logiciel de caisse « officiel », ne vous posez pas de questions, encaissez toutes vos ventes de soins, produits, abonnements, dans ce logiciel. Vous pourrez ainsi retrouver de façon simple un maximum de chiffres qui vous permettront de calculer les plus élémentaires (mais non moins stratégiques !) de vos indicateurs :
– C.A. Soins, C.A. Produits, C.A. Abonnements par durée choisie,
– top 10 des produits vendus,
– ventes par praticienne,
– nombre de soins par praticienne et, de fait, taux d’occupation de chaque praticienne (cela demande quelques opérations mais ça reste relativement simple),
– taux d’occupation cabines (utile pour (re) sizer votre équipe sur certaines périodes),
– typologies de soins réalisés sur une période choisie.

Vous trouverez un maximum de chiffres pour calculer vos indicateurs

Vous trouverez ces chiffres dans la quasi-totalité des logiciels spa. Certains logiciels vous permettront d’aller plus loin, comme par exemple ceux qui vous permettent de signaler, pour chaque client, s’il s’agit d’un client extérieur ou d’un client hôtel. Cette fonctionnalité n’est pas disponible dans tous les logiciels mais quand elle l’est, ça peut être extrêmement précieux pour décider des actions à mettre en place auprès d’une clientèle cible ou d’une autre.

Forcément, sans un bon logiciel spa, tout est plus compliqué.

Raison n°4 : parfaire sa connaissance du client pour affiner l’expérience

Lorsque vous souhaitez prendre un rendez-vous en ligne, les logiciels spa vous demandent systématiquement de saisir le nom, le prénom du client et un moyen de le contacter (numéro de téléphone ou mail). Certains logiciels vont au-delà de ces données minimales en vous permettant de notifier des informations plus précises telles que la nationalité, le contexte du séjour (business ou vacances), l’origine géographique, si le client réside à l’hôtel ou pas, ses préférences en termes de pression… Si ces données sont entrées correctement dans l’outil, aux endroits prévus à cet effet, vous avez les moyens de créer une base de données clients de qualité, qui vous permettra d’offrir aux clients qui rebookent une expérience de qualité, conforme à ce qu’ils aiment, et dont ils se souviendront. Sans oublier la possibilité de créer des emailings avec des offres parfaitement ciblées sur leur besoin.

Raison n°5 : générer du chiffre d’affaires même pendant vos horaires de fermeture

La quasi-totalité des logiciels spa proposent une fonctionnalité de réservation en ligne à l’aide d’un « widget » (sorte de « bouton clickable ») que vous viendrez mettre sur votre site web. Lorsque vos clients viendront sur votre site, ils pourront non seulement consulter la carte des soins mais aussi réserver leurs soins. Ce qui apparaîtra en ligne sera en général l’exacte copie de votre agenda en termes d’horaires disponibles. Cela veut dire que vos clients pourront booker un soin, sans avoir à vous appeler ou à appeler l’hôtel. La valeur ajoutée de cette fonctionnalité est énorme, les clients sont de plus en plus nombreux à vouloir réserver leurs prestations de soins et de bien-être par Internet, aux horaires qui leur conviennent… Si en plus vous associez un lien de paiement (abonnement supplémentaire avec un opérateur de paiement à prévoir en plus de celui de votre logiciel spa mais coût relativement minime), vous pouvez effectuer une prise d’acompte en ligne et ainsi sécuriser complètement ces réservations. Le ressenti de ce bénéfice sur votre C.A. sera immédiat et pourra éviter la perte de rendez-vous liée à des appels en dehors de vos horaires d’ouverture qui arrivent à la réception de l’hôtel à un moment de forte fréquentation et qui, de fait, n’auront pu être satisfaits…

La valeur ajoutée de la réservation en ligne est énorme

Raison n°6 : inculquer aux clients des codes de l’hôtellerie encore peu présents dans l’univers du spa

Il s’agit de la prise d’acomptes lors de la réservation des soins. Ce point est directement lié à la raison n°5 mais mérite d’être souligné car les no-shows sont encore trop nombreux dans notre profession. En effet, lorsque vous prenez des réservations par téléphone, si vous voulez prendre un acompte, vous devez inscrire le rendez-vous dans votre planning, raccrocher avec votre interlocuteur, lui générer un lien de paiement que vous lui envoyez par email, attendre la confirmation que le paiement a été effectué et noter le rendez-vous en « confirmé ». Ce process est relativement « long » si on considère le nombre de réservations réalisé chaque jour, et surtout il demande plusieurs interventions de votre part.

Mais il est essentiel car il met en place la sécurisation des réservations et commence à inculquer aux clients du spa l’idée selon laquelle pré-payer tout ou partie d’un soin est « normal » pour préserver le bon fonctionnement économique d’un business comme le spa. Dans le cadre d’une réservation en ligne avec paiement d’acompte, c’est encore plus efficace car la réservation ne sera pas validée sans le paiement de l’acompte. Donc, non seulement vous êtes certain que votre réservation est sécurisée, mais en plus vous n’avez pas besoin d’y revenir plusieurs fois puisque, si elle s’est inscrite dans votre agenda, c’est qu’elle est partiellement payée. Le bénéfice des logiciels spa, au travers de cette fonctionnalité de réservation en ligne, est donc particulièrement intéressant.

Raison n°7 : gérer au mieux les bons cadeaux

Tous les logiciels spa ne permettent pas la gestion des bons cadeaux. Mais ceux qui le font offrent la possibilité de générer un bon cadeau depuis leur plateforme, de le personnaliser à l’image de votre spa, de le générer en automatique et de l’envoyer par mail au client. Lors de la création, un numéro de bon cadeau est automatiquement attribué à ce dernier et la liste de vos bons cadeaux s’ajoute automatiquement avec celui-ci. Vous savez ainsi, en version informatique, qui vous a acheté un bon cadeau, pour qui, de quel montant, quand et pour quelle date de validité. Quand le client vient au spa le consommer, vous pouvez le solder entièrement ou partiellement, tout cela de façon totalement informatisée. Le gain de temps, d’énergie et surtout le risque d’erreur quasi nul sont de vrais atouts.

En tant que Directeur/Directrice d’hôtel, je pense que ces 7 raisons n’auront pas de mal à vous convaincre de la pertinence d’avoir un logiciel spécifique pour le spa versus un simple Google Agenda. Mais le plus important est peut-être ce qui suit… Car choisir un logiciel dédié pour le spa, c’est surtout montrer à votre spa manager que son métier compte et est important au point de mériter cet outil et l’investissement financier qu’il représente. Et ça, ça relève à la fois de la délégation et du management et en termes de retours sur investissement potentiels, ça n’a vraiment pas de prix !