Spa manager : passez maître dans la gestion des coûts cachés

Par Tiphaine MODESTE, Directrice d’Expertise Spa Bien-Être.

Il y a les charges « classiques » à surveiller, aussi bien sur les coûts fixes tels que le loyer, que sur les charges variables comme la gestion des stocks. Mais il y a également tous les frais « cachés », que l’on oublie plus facilement et qui peuvent mettre du plomb dans l’aile à votre business.

Pour bien gérer votre centre, chaque décision prise doit reposer sur vos budgets. C’est pourquoi, chaque année, il est primordial de les planifier. Mais pour que vos plans soient efficaces, encore faut-il prendre en compte tous les paramètres, y compris les fameux frais « cachés ».
Voici les 5 pôles de dépenses à suivre à la loupe pour votre spa.

1. L’ÉQUIPE

Le plus grand poste de dépenses pour votre spa concerne celui des ressources humaines. Parfois, ces dépenses liées à votre staff peuvent devenir un véritable gouffre financier. Pour pallier des charges RH trop importantes, certains spas décident de faire appel à des free-lance, ce qui présente plusieurs avantages comme le fait d’économiser certaines charges, d’opter pour un degré d’investissement sur le court terme, et de résoudre certains problèmes de recrutement de plus en plus fréquents sur le secteur.
Toutefois, cela peut avoir un réel impact économique lié à la fidélisation des clients, qui on le sait, vous coûte cinq fois moins cher que d’acquérir sans cesse de nouveaux clients.
Un budget RH sain mêle donc contrats fixes et contrats free-lance pour permettre de fidéliser les clients grâce à une équipe pérenne et de pallier l’augmentation de l’activité sur certains créneaux horaires pour atteindre ses objectifs de CA.

Il est important de connaître précisément la liste des coûts par soin

Les frais « cachés » sur ce pôle apparaissent si vos plannings d’équipe ne sont pas suffisamment managés. Avoir trop de personnel sur un jour calme, ou un créneau horaire peu prisé, n’est pas sain pour votre portefeuille. De la même manière, ne pas avoir suffisamment de ressources en personnel pour faire face à une demande plus importante sur certains jours est un véritable manque à gagner pour votre budget.
Vos dépenses RH ne doivent pas dépasser les 55 % dans votre budget annuel, avec dans l’idéal 35%.
Ces fluctuations dépendent des circonstances. Par exemple, si vous vous dégagez un salaire en tant que gérant-manager ou non, si vous-même réalisez des prestations en cabine,… C’est pourquoi de nombreux spas atteignent les 55 %, ce qui est quasi normal mais peut être réduit en manageant les plannings d’équipe et en analysant vos taux d’occupation.

2. LES STOCKS

Les stocks constituent le deuxième pôle de dépenses dans un spa. C’est également sur ce poste que les frais « cachés » sont parfois les plus importants, notamment lors de la consommation des produits cabine.
La plupart des spas sous-estiment la gestion des stocks. Les procédures sont soit inexistantes, soit non mises à jour. Malheureusement, lorsque l’on fait le calcul, la mauvaise gestion des stocks représente un grand trou dans le budget des centres.
Par exemple, votre équipe peut utiliser une trop grande quantité de produits en cabine sans savoir ou comprendre l’impact de cette surconsommation pour le spa.
C’est pourquoi la gestion des stocks doit être votre priorité absolue. Demandez à vos marques partenaires de vous fournir la liste des coûts par soin avec chacun des produits utilisés en cabine. Vérifiez ensuite avec votre responsable d’équipe que la quantité suggérée utilisée de chaque produit pour chaque soin, correspond à la réalité. Ensuite, formez votre équipe au bon dosage des produits. De votre côté, maîtrisez le nombre de soins pouvant être effectués avec chacun des produits. Par exemple, un flacon de lotion tonique X doit vous permettre de réaliser 80 soins.
Le montant de pertes de stocks doit être calculé chaque mois. Chaque sortie de stock doit ainsi être prise en compte et justifiée. Si vous offrez un produit ou bien si un produit est cassé et que vous le sortez du stock, notez-le dans votre tableau de suivi ainsi que la raison de sa sortie. À chaque inventaire mensuel, vérifiez simplement que vos entrées et sorties soient cohérentes. Le taux de perte de vos stocks ne doit jamais dépasser les 2%. Si c’est le cas, revoyez votre procédure de gestion de stock en urgence.

3. LE MARKETING

Les offres marketing sont rarement budgétisées dans un spa. Or, il est essentiel d’avoir une stratégie marketing avec la mise en place d’offres pour chaque année, et de connaître le coût de chacune de ces offres ainsi que le retour sur investissement escompté.
Si vous n’accordez pas de budget pour votre marketing, il vous sera difficile de mettre en place des actions pertinentes pour attirer de nouveaux clients. Ne sous-estimez pas ce pôle de dépenses qui, cette fois, peut ne représenter qu’une petite partie de votre budget.

Les offres marketing sont rarement budgétisées dans un spa

Vous pouvez par exemple décider de fixer un pourcentage de budget total de vos dépenses alloué à ces actions. Les montants ne seront pas nécessairement exorbitants. En revanche, il vous faudra mesurer de l’autre côté le chiffre d’affaires généré par chacune de ces actions et le nombre de nouveaux contacts clients qu’elles vous auront rapportés. Ainsi d’une année sur l’autre, vous serez capable de reproduire les actions qui auront généré le plus d’argent et de supprimer et modifier celles dont le retour sur investissement aura été insuffisant.

4. LE LINGE

Encore un pôle conséquent de dépenses pour le spa, les frais de blanchisserie peuvent représenter d’énormes montants si vous ne suivez pas ces budgets de près.
Pourtant, il ne s’agit pas de lésiner sur l’entretien de votre linge et des uniformes de l’équipe. Il en va de votre image de marque. Aussi, prévoyez chaque année un budget pour renouveler les pièces usagées qui peuvent entacher l’expérience client : une serviette trouée ou mal lavée, un uniforme qui n’est pas repassé ou vieillissant, …
Enfin, bien évidemment, les factures de traitement du linge varient en fonction de l’activité : plus la fréquentation est importante, plus la note est salée. Pour établir ce budget, fiez-vous à vos taux d’occupation. Les dépenses doivent être cohérentes.

5. LA FORMATION

Bien que la plupart des marques cosmétiques offrent les frais de formation, il y a tout de même un coût à prendre en compte. Notamment sur les frais de transport et d’hébergement de vos salariés. Vous devez aussi prendre en compte dans votre prévisionnel d’activité, le fait que votre staff ne peut assurer de prestations et générer de chiffre d’affaires lors de périodes de formation.
Mais, malgré ces coûts qui freinent plus d’un opérateur de spa, n’oubliez pas que la formation de votre personnel est un facteur de motivation et de fidélisation de l’équipe très important. Elle doit être prévue dans votre plan de management à l’année. Ne négligez donc pas le retour sur investissement de ces actions de formation et prévoyez au minimum une formation par an pour chacun des membres de votre équipe.
Si vous prenez en compte tous ces frais « cachés », vous construirez votre budget sur des fondations solides. La feuille de budget doit raconter une histoire où le manager ou gérant sait exactement de quoi il a besoin pour réaliser les objectifs fixés. Vous aurez ainsi une vision très claire pour identifier où les réelles économies peuvent être faites sans impacter sur la productivité ou la qualité de vos services.
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