Pourquoi connaître vos indicateurs spa est obligatoire… et accessible à tous ?

Par Florence KOWALSKI, Spaboosting.

Non, les indicateurs ne sont pas réservés aux spa managers qui aiment les chiffres. C’est beaucoup plus simple que vous ne le pensez grâce aux outils et au savoir dont vous disposez déjà. Et non, les indicateurs ne sont pas simplement des chiffres pour remplir en fin de mois un tableau excel qui fera plaisir à votre Direction.

« Je voudrais être augmentée mais mon directeur ne veut rien entendre… », « J’ai besoin de recruter une personne supplémentaire mais on me dit qu’avec la crise, ce n’est pas le moment », « Je voudrais donner un coup de jeune à mon offre en investissant dans une machine mais notre responsable des achats me dit que le budget CAPEX est déjà épuisé pour cette année et que je dois préparer mon argumentaire pour plus tard », « Mon Directeur me dit que maintenant que le spa est ouvert et qu’on a investi dans une belle marque de soins et beaucoup de matériel, il faut qu’on commence à gagner de l’argent et ça me stresse… ». Voilà quelques-unes des questions qu’on me pose souvent. Des questions variées et, pourtant elles ont toutes une seule réponse, un seul outil : les indicateurs spa.
Je sais que la création, le suivi et l’analyse d’indicateurs chiffrés n’est en général pas enseigné (ou trop légèrement) en formation de spa manager. Et c’est souvent le spa en entier qui est absent des cursus de gestion hôtelière. Pourtant, les indicateurs spa permettent :
– de gagner de l’argent,
– de soulager votre charge mentale de spa preneure,
– de développer votre audace entrepreneuriale,
– de vous adapter rapidement et de façon agile à votre marché,
– de vous projeter et de projeter l’activité de votre spa sur les prochains mois et les prochaines années.

RAISON N°1 : GAGNER DE L’ARGENT

Vous allez me dire que c’est évident…. et pourtant de nombreuses spa managers ne prennent pas le temps d’aller au bout de la démarche. Elles sortent leur chiffre d’affaires, le répartissent en typologie (soins, produits, entrées espace bien-être) mais trop souvent s’arrêtent là, ce qui fait dire que les indicateurs ne sont pas révélateurs de la rentabilité réelle du spa.

Allez plus loin que le C.A. du spa

Il faut aller au bout de la démarche en identifiant pour chaque typologie de chiffre d’affaires, les charges associées à celui-ci (salaires, énergie, linge, distribution…) et en allant le plus loin possible dans les refacturations en interne (par exemple, est-ce que l’électricité utilisée pour chauffer le spa vous est imputée ou passe-t-elle sous une enveloppe globale ?). Vous aurez alors le coût de revient réel de votre spa. Vous pourrez ainsi définir votre taux de marge et connaître sa profitabilité réelle. Vous saurez, en faisant la différence « entrées-sorties » (charges/CA), si vous gagnez ou si vous perdez de l’argent. Et si concrètement vos soins, produits et accès espace bien-être, sont vendus suffisamment chers pour vous rendre rentable.

Des indicateurs bien calculés permettent donc de gagner de l’argent. Mais ils ont également d’autres vertus, liées de façon surprenante au bien-être et à l’épanouissement des spa managers et spa directeurs.

Des indicateurs bien calculés vous permettent de vraiment gagner de l’argent

RAISON N°2 : SOULAGER VOTRE CHARGE MENTALE DE SPA PRENEURE

L’affirmation peut sembler surprenante. Et pourtant, comme expliqué ci-dessus, les indicateurs calculés régulièrement vous permettent de savoir en permanence où vous en êtes sur le plan financier. Ainsi, si chaque soir vous notez votre chiffre d’affaires du jour dans un tableau excel avec une formule qui calcule simplement le “Reste à faire” par rapport à votre objectif mensuel, vous savez précisément ce que vous devez encore encaisser d’ici la fin du mois pour être “au trait”, c’est-à-dire à l’objectif que vous vous êtes fixé. Si, en plus, vous ajoutez une petite formule qui rapporte ça au nombre de jours travaillés restants dans le mois, vous savez ce que vous devez encaisser chaque jour pour tenir cet objectif.

Vous savez si vous allez dans la bonne direction…

En le comparant avec votre portefeuille de rendez-vous clients à date, vous savez si l’objectif est tenable en l’état actuel. S’il ne l’est pas, vous pouvez mettre en place des actions de dernière minute pour aller chercher les ventes qui vous manquent. Vous pouvez peut-être aussi décaler certaines dépenses pour limiter vos charges du mois. S’il l’est, alors vous avez le choix entre challenger votre objectif si vous êtes dans cette énergie avec une équipe au complet, soit vous autoriser à lever le pied si un de ces éléments vous fait défaut.
Dans tous les cas, calculer vos indicateurs vous permet de savoir où vous aller et de fait, de soulager votre charge mentale.

RAISON N°3 : DÉVELOPPER VOTRE AUDACE ENTREPRENEURIALE

Les indicateurs permettent aussi de vérifier, pour un sujet donné, que ce que vous avez mis en place produit les effets attendus car vous pouvez facilement créer des indicateurs pour tout ce que vous souhaitez analyser dans votre activité.

Soyez créative !

Imaginons que vous décidiez de créer une opération spéciale « -10 % » pour booster les ventes de soins sur les créneaux moins demandés sur le mois de votre choix. Vous pourrez ainsi suivre le nombre de soins vendus dans le cadre de cette opération et les C.A. soins et produits générés spécifiquement par ces soins. Peut-être constaterez-vous que vous réussissez à toucher sur ces créneaux des personnes un peu plus disponibles, moins pressées en sortant de chez vous et ayant donc une proportion plus forte à acheter des produits. Si vous avez un restaurant associé, peut-être suivrez-vous le nombre de déjeuners vendus à cette clientèle spécifique (si les créneaux de soins sont sur la matinée…). Vous pourrez aussi regarder par quel canal ces soins ont été réservés, téléphone ou Internet, car cela aura un impact sur le coût de revient de la réservation. Vous pourrez même comparer ces chiffres à ceux réalisés l’année précédente durant la même période et tirer vos conclusions. Grâce aux indicateurs, vous savez précisément ce qui “marche” et ne “marche pas” dans ce que vous mettez en place et vous pouvez rapidement réagir… De quoi vous donner envie de prendre des initiatives et d’être une spa preneure audacieuse !

RAISON N°4 : DÉVELOPPER VOTRE AGILITÉ

Nous évoluons aujourd’hui dans un contexte économique chahuté qui entraîne certains changements de consommation. À l’exception peut-être des spas du secteur de l’hôtellerie de luxe a priori moins touchés, nous faisons face à des clients plus prudents, qui attendent un peu plus pour consommer, réduisent leur panier moyen, se décident parfois en toute dernière minute… Dans ce contexte, il est important de savoir adapter rapidement votre offre pour ne pas laisser durer trop longtemps une situation qui pourrait mettre en danger votre business. C’est ce qu’on appelle l’agilité en stratégie d’entreprise.

Mettez des indicateurs, partout !

Nous avons vu que vous pouviez créer des indicateurs pour chaque action que vous mettez en place, chaque flux de personnes ou d’argent qui se fait dans votre spa. Cela signifie que si vous connaissez les fondamentaux de votre business model spa, à savoir “comment je gagne de l’argent avec mon spa”, il est simple de décider ce que vous souhaitez analyser dans une action donnée. Dès que cette gymnastique cérébrale est acquise, vous l’appliquez pour ce que vous souhaitez… Conséquence : si en tant que professionnelle de votre spa, vous ressentez une évolution de la demande ou du comportement de vos clients (modification des délais de réservation, évolution brutale du nombre de no shows, demande forte pour un soin que vous n’avez pas encore à la carte…) n’hésitez pas : ME-SU-REZ en mettant en place sur une période donnée l’indicateur correspondant. Celui-ci vous permettra de valider ou non un ressenti et de vous adapter en prenant des décisions… qui seront d’autant plus simples à faire valider par la direction de l’hôtel car vous aurez ces indicateurs en éléments de preuve !

RAISON N°5 : PROJETER VOTRE SPA ET VOUS PROJETER À PLUS LONG TERME

Vous souhaitez intégrer une nouvelle marque ? Recruter une spa thérapeute supplémentaire ? Vous pensez que vous avez besoin d’une autre cabine pour répondre à la demande de vos clients ? Vous avez identifié un nouvel équipement qui, vous en êtes convaincue, vous apportera un chiffre d’affaires supplémentaire conséquent ? C’est la cinquième raison pour laquelle vos indicateurs sont indispensables : pour vous permettre de projeter votre spa et vous-même à plus long terme.

Créez un historique de données

En créant vos indicateurs phares et en les remplissant régulièrement (toutes les semaines si nécessaire mais plus simplement tous les mois), vous allez pouvoir créer un historique de données. Sur la base de cet historique, vous allez pouvoir identifier au niveau macro les saisonnalités, les pics d’activités, les tendances d’évolution de votre chiffre d’affaires. Au niveau micro, vous allez pouvoir analyser l’évolution de vos marges sur telle ou telle prestation pour savoir concrètement ce qui vous fait gagner de l’argent et qui pourrait être réalisé en plus grands volumes, vous pourrez également suivre l’évolution du taux d’occupation effectif de vos praticiennes, le taux d’occupation de vos cabines…. Et le jour où vous souhaiterez investir dans tel ou tel domaine, il suffira de reprendre vos chiffres pour savoir si le projet est pertinent ou pas.

En remplissant vos indicateurs tous les mois, vous allez créer un historique de données

Vous l’avez compris, suivre ses indicateurs en spa, comme pour n’importe quel business, est indispensable. Vous êtes convaincu ? Alors bloquez dès à présent votre dimanche 16 avril pour venir assister au cycle de conférences de quatre tables rondes sur cette thématique au Village Spa dans le cadre du 52ème Congrès International Esthétique & Spa. « Maîtriser mes indicateurs pour (enfin !) gagner de l’argent avec mon spa ! » Nous y parlerons coût de revient des soins, taux d’occupation des praticien (ne) s, répartition du chiffre d’affaires et taux de captation de la clientèle extérieure. Je recevrai des spa managers de tous profils pour vous partager expériences, astuces et bonnes pratiques. Rendez-vous le 16 avril à partir de 10h00 !